المؤتمر دعوة الآداب

في عالم الشركات، والاتصالات المتكررة من المهم جدا للحصول على النتائج المرجوة من المهنيين. والشركات بحاجة للمناقشة، قد لا تكون موجودة في مكان واحد عند الاقتضاء، في مثل هذه الحالة، يمكن استخدام هذا المرفق مؤتمر عبر الهاتف لخدمة هذا الغرض. قبل وخلال مؤتمر عبر الهاتف، وهناك العديد من الاعتبارات التي يجب أن تؤخذ في الاعتبار، والتي تعرف باسم "آداب مؤتمر عبر الهاتف". دعونا نعرف ونتعلم بعض منها.

التأكد من أن جميع المشاركين المحتملين يدركون جيدا هذه المسألة التي سوف يتم مناقشتها في مؤتمر عبر الهاتف. وهذا من شأنه بالتأكيد أن نكون مستعدين لهم لنقاشاتهم. وينبغي إبلاغ جدول الأعمال، وتمرير قانون والوقت والتاريخ، تعليمات، واعتبارات الدعوة لهم سلفا، وذلك عدة مرات أيضا. متقدمة من التخطيط هو المفتاح لإجراء مناقشات مثمرة في مؤتمر عبر الهاتف. قبل الدعوة، تعرف على نفسك تماما مع تكنولوجيا الاتصالات التي تشمل عادة مكالمة هاتفية المؤتمر، مع أزرار وخيارات كثيرة. هذا من شأنه أن يحول دون أي شكا الأبله مع الهاتف، خلال المكالمة الحية. إذا كنت البادئ الدعوة، تأكد من بدء المؤتمر في الوقت المحدد دون أي تأخير.

اذا كان مؤتمر عبر الهاتف من المقرر، تأكد انك في دقيقة صمت المكان قبل بضعة المكالمة. اذا كان مكالمة لم تكن مقررة، يسارع فورا إلى مكان مناسب حيث لا توجد اضطرابات في الخلفية. أبدا المشاركة في مؤتمر عبر الهاتف عندما كنت في مكان صاخبة، أو في الحمام. بعد الحصول على اتصال في المكالمة الجماعية، يجب عليك تقديم نفسك قبل تبادل كلمة واحدة. بهذه الطريقة، سيكون المشاركون قادرين على تحديد من هو على اتصال والذي هو حتى الآن أن تكون متصلا.

استخدام زر كتم الصوت عندما انها ليست دورك في الكلام. أثناء المكالمة، وضمان ببساطة أنك لا يأكل أي شيء أو أطفالك أو الحيوانات الأليفة ليست في مكان قريب إلى المتاعب لك. لا تضع هذه الدعوة على "الانتظار" إذا كان لديك منشأة الموسيقى الخلفية. إذا قمت بذلك، فإن كل مشارك في الدعوة يكون قادرا على الاستماع للموسيقى والذي قد يكون مزعج لهم، ويسبب انسداد في المكالمة. لا تستخدم مكبر الصوت إلا إذا كنت مع المشاركين الآخرين.

إذا كنت تستخدم الهاتف الثابت في المنزل لهذه الدعوة، تأكد من وضع الهاتف الخليوي على وضع صامت لمنع أي اضطرابات الناجمة عن قارعو الأجراس بصوت عال. لا تجعل أصواتا لا لزوم لها والتي قد تكون ناجمة عن التنصت على الطاولة، وطنين أغنية، مضغ الطعام مقدد، الخ. عندما تبادل وجهات النظر الخاصة بك، ويتحدث ببطء وبشكل واضح، والتي من شأنها أن تساعد المشاركين على فهم ما تقول. الرجوع إلى جدول الأعمال لهذه المسألة لمناقشتها. الحفاظ على ورقة وقلم في متناول يدي، إذا كنت لا تريد أن تفوت على النقاط الهامة التي تمت مناقشتها في هذه الدعوة.

لا تذهب بعيدا عن موضوع مناقشة والبدء في مناقشة مواضيع غير ذات صلة أخرى. فمن المهم جدا أيضا أن تولي اهتماما أثناء المكالمة، كما العديد من المشاركين يميلون إلى وضع الهاتف على كتم الصوت والقيام بأعمال خاصة بهم. أن يكون مهذبا جدا في الإجابة على السؤال الذي قد إزعاجك. بعد أحد المشاركين قد انتهت مع مناقشة له، لا ننسى أن نشكره لتبادل المعلومات المطلوبة. بعد المناقشة قد انتهت، وضمان أن تقوم بإنهاء المكالمة في الوقت المحدد، كما لا أحد يود أن تمديد محادثة أكثر من اللازم.

هناك العديد من آداب المكالمة الجماعية التي ينبغي اتباعها. كما أن الحاجة وقابليتها للمؤتمر عبر الهاتف في تزايد مستمر، فمن المؤكد أنها ضرورية للإنسان أن ينظر في جميع هذه النقاط قبل المشاركة في مؤتمر عبر الهاتف.